تخطيط الإنتاج في Excel: سبع علامات على أن جدول البيانات توقف عن العمل

تبدأ برمجيات التخطيط في كل مصنع بجدول بيانات يملكه شخص واحد. يملّ أحدهم من السبورة البيضاء، فيفتح Excel، ويضع الأوامر في الصفوف والأيام في الأعمدة، وخلال شهر يصبح المصنع كله معتمدًا على ذلك الملف. وهذا ليس فشلًا، بل غالبًا ما يكون أفضل أداة تخطيط امتلكها المصنع على الإطلاق. إلى أن يتوقف عن كونه كذلك.

تخطيط الإنتاج في Excel يعني استخدام جدول بيانات لتحديد الأوامر التي تُشغَّل على كل خط، وبأي تسلسل، وفي أي أسبوع، وعادةً مع بعض المعادلات لحساب الساعات والمواد. وبالنسبة إلى مصنع صغير، كثيرًا ما يكون هذا هو الخيار الصحيح. أما في المصنع الآخذ في النمو، فتأتي لحظة يبدأ فيها جدول البيانات يكلّف أكثر مما يوفّر. وهذا المقال يتناول كيفية تحديد تلك اللحظة.

ما الذي يجيده Excel؟

لنكن منصفين أولًا. تتفوق جداول البيانات في أمور كثيرًا ما تخفق فيها برمجيات التخطيط:

• سرعة التغيير. عمود جديد، أو قاعدة جديدة، أو لون للأوامر العاجلة: خمس دقائق، ودون طلب دعم من قسم تقنية المعلومات.
• الجميع يعرفه. لا تدريب، ولا تراخيص، ولا مشكلات في تسجيل الدخول.
• التفكير في الاحتمالات. انسخ ورقة العمل، وجرّب تسلسلًا مختلفًا، وقارن. ومخططو الإنتاج يفعلون ذلك بشكل طبيعي.
• التحليل. لا تزال الجداول المحورية والرسوم البيانية على بيانات الإنتاج أسرع طريقة للإجابة عن سؤال عابر.

إذا كان لديك مخطط إنتاج واحد، وبضع عشرات من الأوامر أسبوعيًا، وعنق زجاجة حقيقي واحد، فإن قالبًا جيد البناء لجدول الإنتاج قد يكفيك لفترة طويلة.

فكّر فيه كخريطة ورقية. إنها دقيقة يوم طباعتها، وسهلة القراءة، ولا تحتاج أبدًا إلى إشارة. لكنها لا تعرف شيئًا عن أعمال الطرق الجارية اليوم.

سبع علامات على أن تخطيط الإنتاج في Excel توقف عن العمل

1. له مالك واحد. عندما يذهب مخطط الإنتاج في إجازة، يتوقف التخطيط أو يعود إلى السبورة البيضاء. ولا يجرؤ أحد غيره على لمس المعادلات.

2. أيام الاثنين للنسخ واللصق. يبدأ كل أسبوع بتصدير الأوامر والمخزون من نظام ERP ولصقها في الملف. وإذا استغرق ذلك نصف يوم، فالخطة دائمًا متأخرة نصف يوم قبل أن تبدأ.

3. لا يوجد تحقق من الطاقة الإنتاجية. يسرد الملف الأوامر لكل أسبوع، لكن لا شيء فيه يقارن الساعات المطلوبة بالساعات المتاحة. (انظر المثال المحسوب أدناه.)

4. تتكاثر النسخ. يقبع الملف Plan_v7_final_JM_new.xlsx في رسالة بريد إلكتروني إلى جانب Plan_v7_final2.xlsx. فيعمل الإنتاج وفق أحدهما، ويقدّم فريق المبيعات عروض الأسعار وفق الآخر.

5. يُكتشف النقص عند الآلة. يُظهر جدول البيانات الأمر لكنه لا يفجّر قائمة المواد، فيظهر المكوّن الناقص عندما يمد المشغّل يده إليه. وهذه وظيفة تخطيط متطلبات المواد (MRP)، وجدول البيانات يؤديها بشكل سيئ بمجرد تجاوز مستوى واحد من قائمة المواد.

6. لا يستطيع فريق المبيعات الحصول على موعد دون الاتصال بمخطط الإنتاج. فكل وعد بالتسليم يتطلب مكالمة هاتفية، ولذلك تكون الوعود إما بطيئة أو مجرد تخمينات.

7. إدراج أمر عاجل يستغرق ساعة. فنقل أمر واحد يعني تحريك ثلاثين صفًا يدويًا والتحقق من أن أي معادلة لم تتعطل في الطريق.

وجود علامتين أو ثلاث أمر طبيعي. أما خمس علامات أو أكثر، فيعني أن الملف هو الذي يدير مصنعك وليس العكس.

مثال محسوب: التحقق من الطاقة الإنتاجية الغائب

يعمل الخط 2 ورديتين، ستة أيام في الأسبوع: 2 × 8 × 6 = 96 ساعة. ويسرد جدول البيانات أوامر الأسبوع المقبل للخط 2 مع ساعات كل أمر: 22 و18 و31 و27 و20. الإجمالي: 118 ساعة.

أي أن هناك تجاوزًا بـ 22 ساعة، ما يعادل ثلاث ورديات كاملة تقريبًا. وإذا لم يكتب أحد معادلة تقارن 118 بـ 96، فستبدو الخطة سليمة طوال الأسبوع. ثم تظهر الأوامر المتأخرة يوم السبت.

والآن تكلفة الوقت. لنفترض أن مخطط الإنتاج يقضي 3 ساعات كل يوم اثنين في مطابقة الملفات المصدَّرة، و30 دقيقة في كل يوم من الأيام الأربعة الأخرى لإصلاح التغييرات: 3 + 4 × 0.5 = 5 ساعات أسبوعيًا. وعلى مدى 48 أسبوع عمل، يصبح ذلك 240 ساعة، أي ستة أسابيع عمل كاملة من 40 ساعة سنويًا. وبأجر $45 للساعة، يعني ذلك نحو $10,800 من وقت كوادر ماهرة يُنفق على نسخ البيانات.

الخرافة: «جدول البيانات مجاني»

الترخيص مجاني. أما أيام الاثنين التي يقضيها مخطط الإنتاج، والنقص الذي لم يُكتشف، والأوامر التي تُشحن متأخرة لأن أحدًا لم يتحقق من الساعات، فليست مجانية. ولا يظهر أي من ذلك في فاتورة، وهذا بالضبط سبب استمراره طويلًا.

ما الذي يُنقل أولًا؟

لا تحاول استبدال الملف كله دفعة واحدة. انقل الأجزاء الأكثر إيلامًا، بهذا الترتيب:

1. الأوامر والمخزون من مصدر واحد. أوقف أيام الاثنين للنسخ واللصق بالتخطيط مباشرة على بيانات نظام ERP. ففي الفجوة بين نظام ERP والتخطيط وُلد جدول البيانات في الغالب.
2. التحقق من الطاقة الإنتاجية. الساعات المطلوبة مقابل الساعات المتاحة لكل مورد، في كل مرة يُضاف فيها أمر.
3. تفجير المواد. دع حساب MRP يكتشف النقص قبل أن تكتشفه الآلة.
4. التسلسل. وبعد ذلك فقط انقل جدولة الإنتاج اليومية إلى مخطط Gantt وفق الطاقة المحدودة.

واحتفظ بـ Excel لما يتفوق فيه: التحليل والأسئلة العابرة. ويصف مقال برمجيات تخطيط التصنيع المراحل التي تمر بها معظم المصانع بعد جدول البيانات.

كيف يبدو ذلك في منصة factory.online

في منصة factory.online، سيُظهر أسبوع الخط 2 المذكور أعلاه 118 ساعة مقابل 96 في عرض الطاقة الإنتاجية لحظة إضافة الأمر الخامس، وسيدفع مخطط Gantt الأوامر الأخيرة إلى الأسبوع التالي، فيرى مخطط الإنتاج أيها سيتأخر. وتأتي الأوامر والمخزون من نظام ERP عبر التكاملات بدلًا من ملفات التصدير يوم الاثنين، ويربط حساب MRP كل نقص بأمره. ويمكن استخدام Power BI فوق ذلك للأسئلة التي لا يزال مخططو الإنتاج يحبون طرحها عبر الجداول المحورية.

إذا كانت خطتك محفوظة في جدول بيانات لا يفهمه سوى شخص واحد، فاحجز عرضًا توضيحيًا وأحضر معك نسخة منه.