Excel میں پروڈکشن پلاننگ: سات نشانیاں کہ اسپریڈشیٹ اب کام نہیں کر رہی

ہر فیکٹری کا پلاننگ سافٹ ویئر کسی ایک شخص کی اسپریڈشیٹ سے شروع ہوتا ہے۔ کوئی وائٹ بورڈ سے تنگ آ کر Excel کھولتا ہے، قطاروں میں آرڈرز اور کالموں میں دن لکھتا ہے، اور ایک مہینے کے اندر پورا پلانٹ اسی فائل پر چلنے لگتا ہے۔ یہ کوئی ناکامی نہیں۔ عموماً یہ پلانٹ کا اب تک کا بہترین پلاننگ ٹول ہوتا ہے۔ جب تک کہ نہ رہے۔

Excel میں پروڈکشن پلاننگ کا مطلب ہے اسپریڈشیٹ کے ذریعے یہ طے کرنا کہ کون سے آرڈرز کس لائن پر، کس ترتیب سے اور کس ہفتے چلیں گے، عموماً گھنٹوں اور میٹریل کے کچھ فارمولوں کے ساتھ۔ چھوٹے پلانٹ کے لیے یہ اکثر صحیح انتخاب ہوتا ہے۔ بڑھتے ہوئے پلانٹ کے لیے ایک مقام ایسا آتا ہے جہاں اسپریڈشیٹ جتنا بچاتی ہے اس سے زیادہ خرچ کروانے لگتی ہے۔ یہ مضمون اسی مقام کو پہچاننے کے بارے میں ہے۔

Excel کیا اچھا کرتا ہے

پہلے انصاف کی بات۔ اسپریڈشیٹس ان چیزوں میں جیتتی ہیں جن میں پلاننگ سافٹ ویئر اکثر مار کھا جاتا ہے:

• تبدیلی کی رفتار۔ نیا کالم، نیا اصول، ارجنٹ آرڈرز کے لیے الگ رنگ: پانچ منٹ کا کام، IT کو کوئی ٹکٹ نہیں۔
• سب اسے جانتے ہیں۔ نہ ٹریننگ، نہ لائسنس، نہ لاگ اِن کے مسائل۔
• "اگر ایسا ہو تو؟" والی سوچ۔ ٹیب کاپی کیجیے، کوئی اور ترتیب آزمائیے، موازنہ کیجیے۔ پلانرز یہ فطری طور پر کرتے ہیں۔
• تجزیہ۔ پروڈکشن ڈیٹا پر پیوٹ ٹیبلز اور چارٹس آج بھی کسی ایک بار کے سوال کا جواب دینے کا تیز ترین طریقہ ہیں۔

اگر آپ کے پاس ایک پلانر ہے، ہفتے میں چند درجن آرڈرز ہیں اور ایک ہی اصل بوٹل نیک ہے، تو پروڈکشن شیڈول کا ایک اچھا بنا ہوا ٹیمپلیٹ آپ کو کافی دور تک لے جا سکتا ہے۔

اسے کاغذی نقشے کی طرح سمجھیے۔ جس دن چھپتا ہے اس دن درست ہوتا ہے، پڑھنے میں آسان ہے اور اسے کبھی سگنل کی ضرورت نہیں پڑتی۔ بس اسے آج سڑک پر ہونے والی کھدائی کا علم نہیں ہوتا۔

سات نشانیاں کہ Excel میں پروڈکشن پلاننگ اب کام نہیں کر رہی

1. اس کا ایک ہی مالک ہے۔ پلانر چھٹی پر جائے تو پلاننگ رک جاتی ہے یا واپس وائٹ بورڈ پر چلی جاتی ہے۔ کوئی اور فارمولوں کو ہاتھ لگانے کی ہمت نہیں کرتا۔

2. کاپی پیسٹ والے پیر۔ ہر ہفتہ ERP سے آرڈرز اور اسٹاک ایکسپورٹ کر کے فائل میں پیسٹ کرنے سے شروع ہوتا ہے۔ اگر اس میں آدھا دن لگتا ہے تو پلان شروع ہونے سے پہلے ہی ہمیشہ آدھا دن پرانا ہوتا ہے۔

3. کیپیسٹی کی کوئی جانچ نہیں۔ فائل میں ہر ہفتے کے آرڈرز درج ہیں، لیکن کوئی چیز درکار گھنٹوں کا دستیاب گھنٹوں سے موازنہ نہیں کرتی۔ (عملی مثال نیچے دیکھیے۔)

4. ورژنز بڑھتے جاتے ہیں۔ ایک ای میل میں Plan_v7_final_JM_new.xlsx کے ساتھ Plan_v7_final2.xlsx بھی پڑی ہے۔ پروڈکشن ایک سے چلتی ہے، سیلز دوسری سے کوٹیشن دیتی ہے۔

5. میٹریل کی کمی مشین پر جا کر پتا چلتی ہے۔ اسپریڈشیٹ آرڈر تو دکھاتی ہے لیکن بل آف میٹریلز کا ایکسپلوژن نہیں کرتی، اس لیے غائب کمپوننٹ تب سامنے آتا ہے جب آپریٹر اسے اٹھانے جاتا ہے۔ یہ MRP (میٹریل ریکوائرمنٹس پلاننگ) کا کام ہے، اور BOM کے ایک لیول سے آگے اسپریڈشیٹ یہ کام بری طرح کرتی ہے۔

6. سیلز پلانر کو فون کیے بغیر تاریخ نہیں دے سکتی۔ ڈیلیوری کا ہر وعدہ ایک فون کال ہے، اس لیے یا تو وعدے دیر سے ہوتے ہیں یا اندازوں پر۔

7. ایک ارجنٹ آرڈر ڈالنے میں ایک گھنٹہ لگتا ہے۔ ایک آرڈر کھسکانے کا مطلب ہے تیس قطاریں ہاتھ سے ہلانا اور یہ دیکھنا کہ راستے میں کوئی فارمولا تو نہیں ٹوٹا۔

ان میں سے دو تین ہونا معمول کی بات ہے۔ پانچ یا زیادہ ہوں تو پلانٹ فائل کو نہیں، فائل پلانٹ کو چلا رہی ہے۔

عملی مثال: کیپیسٹی کی وہ جانچ جو موجود ہی نہیں

لائن 2 ہفتے میں چھ دن، دو شفٹوں میں چلتی ہے: 2 × 8 × 6 = 96 گھنٹے۔ اسپریڈشیٹ میں لائن 2 کے اگلے ہفتے کے آرڈرز، فی آرڈر گھنٹوں کے ساتھ درج ہیں: 22، 18، 31، 27 اور 20۔ کل: 118 گھنٹے۔

یعنی 22 گھنٹے زیادہ، تقریباً تین پوری شفٹیں۔ اگر کسی نے 118 کا 96 سے موازنہ کرنے والا فارمولا نہیں لکھا، تو پورا ہفتہ پلان ٹھیک لگتا ہے۔ لیٹ آرڈرز ہفتے کے دن سامنے آتے ہیں۔

اب وقت کی لاگت۔ فرض کیجیے پلانر ہر پیر کو 3 گھنٹے ایکسپورٹس کا ملان کرنے میں لگاتا ہے، اور باقی چار دنوں میں ہر روز 30 منٹ تبدیلیاں ٹھیک کرنے میں: 3 + 4 × 0.5 = ہفتے میں 5 گھنٹے۔ 48 ورکنگ ہفتوں میں یہ 240 گھنٹے بنتے ہیں، یعنی سال میں 40 گھنٹے والے چھ پورے ہفتے۔ $45 فی گھنٹہ کے حساب سے یہ تقریباً $10,800 کا ہنر مند وقت ہے جو ڈیٹا کاپی کرنے میں صرف ہوتا ہے۔

غلط فہمی: "اسپریڈشیٹ مفت ہے"

لائسنس مفت ہے۔ پلانر کے پیر، نظر سے رہ جانے والی کمیاں، اور وہ آرڈرز جو اس لیے لیٹ ڈسپیچ ہوتے ہیں کہ کسی نے گھنٹے نہیں جانچے، مفت نہیں ہیں۔ ان میں سے کچھ بھی کسی انوائس پر نظر نہیں آتا، اور یہی وجہ ہے کہ یہ سلسلہ اتنا لمبا چلتا ہے۔

سب سے پہلے کیا منتقل کریں

پوری فائل ایک ساتھ بدلنے کی کوشش مت کیجیے۔ جو حصے سب سے زیادہ تکلیف دیتے ہیں، انہیں اس ترتیب سے منتقل کیجیے:

1. آرڈرز اور اسٹاک ایک ہی ذریعے سے۔ براہِ راست ERP ڈیٹا پر پلاننگ کر کے کاپی پیسٹ والے پیر ختم کیجیے۔ ERP اور پلاننگ کے درمیان خلا ہی عموماً وہ جگہ ہے جہاں اسپریڈشیٹ نے جنم لیا تھا۔
2. کیپیسٹی کی جانچ۔ ہر ریسورس کے لیے درکار گھنٹے بمقابلہ دستیاب گھنٹے، ہر بار جب کوئی آرڈر شامل ہو۔
3. میٹریل ایکسپلوژن۔ کمی کو مشین سے پہلے MRP کو ڈھونڈنے دیجیے۔
4. ترتیب۔ اس کے بعد ہی روزمرہ کی پروڈکشن شیڈولنگ کو محدود کیپیسٹی (Finite Capacity) والے Gantt چارٹ پر لے جائیے۔

Excel کو ان کاموں کے لیے رکھیے جن میں وہ بہترین ہے: تجزیہ اور ایک بار کے سوالات۔ مینوفیکچرنگ پلاننگ سافٹ ویئر ان مراحل کو بیان کرتا ہے جن سے زیادہ تر پلانٹس اسپریڈشیٹ کے بعد گزرتے ہیں۔

factory.online میں یہ کیسا دکھتا ہے

factory.online میں اوپر والا لائن 2 کا ہفتہ، پانچواں آرڈر شامل ہوتے ہی کیپیسٹی ویو پر 96 کے مقابلے میں 118 گھنٹے دکھاتا، اور Gantt چارٹ آخری آرڈرز کو اگلے ہفتے میں دھکیل دیتا تاکہ پلانر دیکھ سکے کہ کون سے آرڈرز کھسک رہے ہیں۔ آرڈرز اور اسٹاک پیر کے ایکسپورٹس کے بجائے انٹیگریشنز کے ذریعے ERP سے آتے ہیں، اور MRP ہر کمی کو اس کے آرڈر سے جوڑتی ہے۔ پیوٹ ٹیبل والے جو سوال پلانرز اب بھی پوچھنا پسند کرتے ہیں، ان کے لیے Power BI اوپر لگایا جا سکتا ہے۔

اگر آپ کا پلان ایسی اسپریڈشیٹ میں ہے جسے صرف ایک شخص سمجھتا ہے، تو ڈیمو بک کیجیے اور اس کی ایک کاپی ساتھ لائیے۔