Produktionsplanung in Excel: Sieben Warnsignale für Ihre Tabelle

Die Planungssoftware jeder Fabrik beginnt als Tabelle einer einzelnen Person. Jemand hat genug vom Whiteboard, öffnet Excel, trägt Aufträge in die Zeilen und Tage in die Spalten ein – und nach einem Monat hängt das ganze Werk an dieser Datei. Das ist kein Versagen. Meist ist es das beste Planungswerkzeug, das das Werk je hatte. Bis es das nicht mehr ist.

Produktionsplanung in Excel bedeutet, mit einer Tabelle zu entscheiden, welche Aufträge auf welchen Linien, in welcher Reihenfolge und in welcher Woche laufen – meist mit einigen Formeln für Stunden und Material. Für ein kleines Werk ist das oft die richtige Wahl. Für ein wachsendes Werk kommt der Punkt, an dem die Tabelle mehr kostet, als sie spart. In diesem Beitrag geht es darum, diesen Punkt zu finden.

Was Excel gut kann

Seien wir zuerst fair. Tabellen gewinnen bei Dingen, die Planungssoftware oft falsch macht:

• Änderungstempo. Eine neue Spalte, eine neue Regel, eine Farbe für Eilaufträge: fünf Minuten, kein IT-Ticket.
• Jeder kennt es. Keine Schulung, keine Lizenzen, keine Anmeldeprobleme.
• Was-wäre-wenn-Denken. Registerblatt kopieren, andere Reihenfolge ausprobieren, vergleichen. Planer tun das ganz selbstverständlich.
• Auswertung. Pivot-Tabellen und Diagramme auf Produktionsdaten sind immer noch der schnellste Weg, eine einmalige Frage zu beantworten.

Wenn Sie einen Planer, ein paar Dutzend Aufträge pro Woche und einen echten Engpass haben, kann eine gut gebaute Planungsvorlage Sie weit tragen.

Das ist wie eine Straßenkarte aus Papier. Sie ist am Tag des Drucks genau, leicht zu lesen und braucht nie Empfang. Sie weiß nur nichts von der Baustelle, die heute aufgemacht hat.

Sieben Anzeichen, dass die Produktionsplanung in Excel nicht mehr funktioniert

1. Sie hat einen einzigen Besitzer. Geht der Planer in den Urlaub, steht die Planung still oder wandert zurück ans Whiteboard. Niemand sonst traut sich an die Formeln.

2. Copy-Paste-Montage. Jede Woche beginnt damit, Aufträge und Bestände aus dem ERP-System zu exportieren und in die Datei einzufügen. Dauert das einen halben Tag, ist der Plan schon einen halben Tag alt, bevor er überhaupt beginnt.

3. Es gibt keine Kapazitätsprüfung. Die Datei listet Aufträge pro Woche auf, aber nichts vergleicht die Stunden mit den verfügbaren Stunden. (Rechenbeispiel weiter unten.)

4. Die Versionen vermehren sich. Plan_v7_final_JM_neu.xlsx liegt in einer E-Mail neben Plan_v7_final2.xlsx. Die Fertigung arbeitet mit der einen, der Vertrieb kalkuliert mit der anderen.

5. Fehlmengen werden an der Maschine entdeckt. Die Tabelle zeigt den Auftrag, löst aber die Stückliste nicht auf. Die fehlende Komponente fällt also erst auf, wenn der Bediener danach greift. Das ist die Aufgabe der Materialbedarfsplanung (MRP), und eine Tabelle erledigt sie ab der zweiten Stücklistenstufe schlecht.

6. Der Vertrieb bekommt keinen Termin, ohne den Planer anzurufen. Jede Lieferzusage ist ein Telefonat – die Zusagen sind also entweder langsam oder geraten.

7. Ein Eilauftrag einzuschieben dauert eine Stunde. Einen Auftrag zu verschieben heißt, dreißig Zeilen von Hand zu verrücken und zu prüfen, dass unterwegs keine Formel kaputtgegangen ist.

Zwei oder drei davon sind normal. Ab fünf steuert die Datei Ihr Werk und nicht mehr umgekehrt.

Ein Rechenbeispiel: die Kapazitätsprüfung, die fehlt

Linie 2 läuft im Zweischichtbetrieb an sechs Tagen pro Woche: 2 × 8 × 6 = 96 Stunden. Die Tabelle listet die Aufträge der nächsten Woche für Linie 2 mit den Stunden je Auftrag: 22, 18, 31, 27 und 20. Summe: 118 Stunden.

Das sind 22 Stunden zu viel, fast drei volle Schichten. Hat niemand eine Formel geschrieben, die 118 mit 96 vergleicht, sieht der Plan die ganze Woche gut aus. Die verspäteten Aufträge tauchen am Samstag auf.

Nun zum Zeitaufwand. Angenommen, der Planer verbringt jeden Montag 3 Stunden damit, Exporte abzugleichen, und an den anderen vier Tagen jeweils 30 Minuten mit Korrekturen: 3 + 4 × 0,5 = 5 Stunden pro Woche. Über 48 Arbeitswochen sind das 240 Stunden, sechs volle 40-Stunden-Wochen pro Jahr. Bei 45 $ pro Stunde sind das rund 10.800 $ an Fachkräftezeit, die mit dem Kopieren von Daten vergeht.

Mythos: „Die Tabelle ist kostenlos“

Die Lizenz ist kostenlos. Die Montage des Planers, die übersehenen Fehlmengen und die Aufträge, die zu spät ausgeliefert werden, weil niemand die Stunden geprüft hat, sind es nicht. Nichts davon taucht auf einer Rechnung auf – genau deshalb hält sich die Tabelle so lange.

Was Sie zuerst herauslösen sollten

Versuchen Sie nicht, die ganze Datei auf einmal zu ersetzen. Lösen Sie die Teile heraus, die am meisten schmerzen, in dieser Reihenfolge:

1. Aufträge und Bestände aus einer Quelle. Beenden Sie die Copy-Paste-Montage, indem Sie direkt auf ERP-Daten planen. Die Lücke zwischen ERP-System und Planung ist meist der Ort, an dem die Tabelle geboren wurde.
2. Die Kapazitätsprüfung. Stunden gegen verfügbare Stunden je Ressource, bei jedem neuen Auftrag.
3. Die Stücklistenauflösung. Lassen Sie die MRP Fehlmengen finden, bevor die Maschine es tut.
4. Die Reihenfolgeplanung. Erst dann verlagern Sie die tägliche Feinplanung auf ein kapazitätstreues Gantt-Diagramm.

Behalten Sie Excel für das, worin es glänzt: Auswertungen und einmalige Fragen. Der Beitrag zu Software für die Produktionsplanung beschreibt die Stufen, die die meisten Werke nach der Tabelle durchlaufen.

So sieht das in factory.online aus

In factory.online würde die Woche von Linie 2 in der Kapazitätsansicht 118 gegen 96 Stunden zeigen, sobald der fünfte Auftrag hinzukommt. Das Gantt-Diagramm würde die letzten Aufträge in die Folgewoche schieben, sodass der Planer sieht, welche davon rutschen. Aufträge und Bestände kommen über Integrationen aus dem ERP-System statt über Montagsexporte, und die MRP verknüpft jede Fehlmenge mit ihrem Auftrag. Für die Pivot-Tabellen-Fragen, die Planer nach wie vor gern stellen, lässt sich Power BI darüberlegen.

Wenn Ihr Plan in einer Tabelle steckt, die nur eine Person versteht, vereinbaren Sie eine Demo und bringen Sie eine Kopie davon mit.