Excel में प्रोडक्शन प्लानिंग: सात संकेत कि स्प्रेडशीट ने काम करना बंद कर दिया है

हर फ़ैक्टरी का प्लानिंग सॉफ़्टवेयर किसी एक व्यक्ति की स्प्रेडशीट से शुरू होता है। कोई व्हाइटबोर्ड से ऊब जाता है, Excel खोलता है, पंक्तियों में ऑर्डर और कॉलम में दिन डालता है, और एक महीने के अंदर पूरा प्लांट उसी फ़ाइल पर निर्भर हो जाता है। यह नाकामी नहीं है। आमतौर पर यह प्लांट का अब तक का सबसे अच्छा प्लानिंग टूल होता है। जब तक कि वह न रहे।

Excel में प्रोडक्शन प्लानिंग का मतलब है स्प्रेडशीट से यह तय करना कि कौन-से ऑर्डर किस लाइन पर, किस क्रम में और किस हफ़्ते चलेंगे, आमतौर पर घंटों और मटीरियल के कुछ फ़ॉर्मूलों के साथ। छोटे प्लांट के लिए यह अक्सर सही चुनाव है। बढ़ते प्लांट के लिए एक ऐसा मोड़ आता है जहाँ स्प्रेडशीट जितना बचाती है, उससे ज़्यादा ख़र्च करवाने लगती है। यह लेख उसी मोड़ को पहचानने के बारे में है।

Excel क्या अच्छा करता है

पहले ईमानदारी से बात करें। कई चीज़ों में स्प्रेडशीट उन प्लानिंग सॉफ़्टवेयर से आगे है जो उन्हें ग़लत कर बैठते हैं:

• बदलाव की रफ़्तार। नया कॉलम, नया नियम, रश ऑर्डर के लिए कोई रंग: पाँच मिनट, कोई IT टिकट नहीं।
• सबको आता है। न ट्रेनिंग, न लाइसेंस, न लॉगिन की दिक़्क़त।
• “अगर ऐसा हो तो” वाली सोच। टैब कॉपी कीजिए, दूसरा क्रम आज़माइए, तुलना कीजिए। प्लानर यह स्वाभाविक रूप से करते हैं।
• विश्लेषण। प्रोडक्शन डेटा पर पिवट टेबल और चार्ट अब भी किसी एक बार के सवाल का जवाब पाने का सबसे तेज़ तरीक़ा हैं।

अगर आपके पास एक प्लानर है, हफ़्ते में कुछ दर्जन ऑर्डर हैं और एक असली बॉटलनेक है, तो अच्छी तरह बना प्रोडक्शन शेड्यूल टेम्पलेट आपको काफ़ी आगे तक ले जा सकता है।

इसे काग़ज़ के नक़्शे जैसा समझिए। जिस दिन छपा, उस दिन सटीक है, पढ़ने में आसान है और उसे कभी सिग्नल की ज़रूरत नहीं पड़ती। बस उसे आज सड़क पर चल रहे निर्माण कार्य के बारे में पता नहीं होता।

सात संकेत कि Excel में प्रोडक्शन प्लानिंग ने काम करना बंद कर दिया है

1. इसका एक ही मालिक है। प्लानर छुट्टी पर जाता है, तो प्लानिंग रुक जाती है या वापस व्हाइटबोर्ड पर पहुँच जाती है। फ़ॉर्मूलों को छूने की हिम्मत किसी और की नहीं होती।

2. कॉपी-पेस्ट वाले सोमवार। हर हफ़्ते की शुरुआत ERP से ऑर्डर और स्टॉक एक्सपोर्ट करके फ़ाइल में पेस्ट करने से होती है। अगर इसमें आधा दिन लगता है, तो प्लान शुरू होने से पहले ही हमेशा आधा दिन पुराना होता है।

3. कोई कैपेसिटी चेक नहीं है। फ़ाइल में हर हफ़्ते के ऑर्डर हैं, लेकिन कोई भी चीज़ घंटों को उपलब्ध घंटों से नहीं मिलाती। (हल किया उदाहरण नीचे है।)

4. वर्शन बढ़ते जाते हैं। Plan_v7_final_JM_new.xlsx किसी ईमेल में Plan_v7_final2.xlsx के बगल में पड़ी है। प्रोडक्शन एक से चलता है, सेल्स दूसरी से कोटेशन देता है।

5. शॉर्टेज मशीन पर पता चलती है। स्प्रेडशीट ऑर्डर दिखाती है लेकिन BOM (बिल ऑफ़ मटीरियल्स) को एक्सप्लोड नहीं करती, इसलिए ग़ायब कंपोनेंट का पता तब चलता है जब ऑपरेटर उसे उठाने जाता है। यह MRP (मटीरियल रिक्वायरमेंट्स प्लानिंग) का काम है, और एक BOM लेवल से आगे स्प्रेडशीट इसे बुरी तरह करती है।

6. सेल्स प्लानर को फ़ोन किए बिना तारीख़ नहीं बता पाता। डिलीवरी का हर वादा एक फ़ोन कॉल है, इसलिए या तो वादे धीमे होते हैं या अंदाज़े।

7. रश ऑर्डर डालने में एक घंटा लगता है। एक ऑर्डर खिसकाने का मतलब है तीस पंक्तियों को हाथ से खिसकाना और जाँचना कि रास्ते में कोई फ़ॉर्मूला न टूटा हो।

इनमें से दो-तीन होना सामान्य है। पाँच या ज़्यादा हों, तो आपका प्लांट फ़ाइल को नहीं, फ़ाइल आपके प्लांट को चला रही है।

एक हल किया हुआ उदाहरण: वह कैपेसिटी चेक जो है ही नहीं

लाइन 2 हफ़्ते में छह दिन, दो शिफ़्ट चलती है: 2 × 8 × 6 = 96 घंटे। स्प्रेडशीट में लाइन 2 के लिए अगले हफ़्ते के ऑर्डर हर ऑर्डर के घंटों के साथ दर्ज हैं: 22, 18, 31, 27 और 20। कुल: 118 घंटे।

यह 22 घंटे ज़्यादा है, लगभग तीन पूरी शिफ़्ट। अगर किसी ने 118 को 96 से मिलाने वाला फ़ॉर्मूला नहीं लिखा, तो पूरे हफ़्ते प्लान ठीक दिखता है। लेट ऑर्डर शनिवार को सामने आते हैं।

अब समय की लागत। मान लीजिए प्लानर हर सोमवार 3 घंटे एक्सपोर्ट मिलाने में लगाता है और बाक़ी चार दिनों में हर दिन 30 मिनट बदलाव ठीक करने में: 3 + 4 × 0.5 = हफ़्ते में 5 घंटे। 48 वर्किंग हफ़्तों में यह 240 घंटे हुए, यानी साल के 40-40 घंटे वाले छह पूरे हफ़्ते। $45 प्रति घंटे पर, लगभग $10,800 का हुनरमंद समय डेटा कॉपी करने में गया।

मिथक: “स्प्रेडशीट तो मुफ़्त है”

लाइसेंस मुफ़्त है। प्लानर के सोमवार, छूटी हुई शॉर्टेज, और वे ऑर्डर जो इसलिए लेट डिस्पैच हुए क्योंकि किसी ने घंटे नहीं जाँचे, वे मुफ़्त नहीं हैं। इनमें से कुछ भी किसी इनवॉइस पर नहीं दिखता, और ठीक इसीलिए यह इतने लंबे समय तक चलता रहता है।

सबसे पहले क्या हटाएँ

पूरी फ़ाइल को एक साथ बदलने की कोशिश मत कीजिए। जो हिस्से सबसे ज़्यादा तकलीफ़ देते हैं, उन्हें इस क्रम में हटाइए:

1. एक ही सोर्स से ऑर्डर और स्टॉक। सीधे ERP डेटा पर प्लानिंग करके कॉपी-पेस्ट वाले सोमवार बंद कीजिए। ERP और प्लानिंग के बीच का गैप आमतौर पर वही जगह है जहाँ स्प्रेडशीट का जन्म हुआ था।
2. कैपेसिटी चेक। हर बार ऑर्डर जुड़ने पर हर रिसोर्स के घंटे बनाम उपलब्ध घंटे।
3. मटीरियल एक्सप्लोज़न। शॉर्टेज मशीन से पहले MRP को ढूँढने दीजिए।
4. सीक्वेंसिंग। इसके बाद ही रोज़ की प्रोडक्शन शेड्यूलिंग को फ़ाइनाइट कैपेसिटी (सीमित क्षमता) Gantt पर ले जाइए।

Excel को उस काम के लिए रखिए जिसमें वह बेहतरीन है: विश्लेषण और एक बार के सवाल। स्प्रेडशीट के बाद ज़्यादातर प्लांट जिन स्टेज से गुज़रते हैं, वे मैन्युफ़ैक्चरिंग प्लानिंग सॉफ़्टवेयर में बताए गए हैं।

factory.online में यह कैसा दिखता है

factory.online में ऊपर वाला लाइन 2 का हफ़्ता, पाँचवाँ ऑर्डर जुड़ते ही कैपेसिटी व्यू पर 96 के सामने 118 घंटे दिखाता, और Gantt आख़िरी ऑर्डरों को अगले हफ़्ते में धकेल देता, ताकि प्लानर देख सके कि कौन-से ऑर्डर खिसक रहे हैं। ऑर्डर और स्टॉक सोमवार के एक्सपोर्ट की जगह इंटीग्रेशन के ज़रिए ERP से आते हैं, और MRP हर शॉर्टेज को उसके ऑर्डर से जोड़ता है। पिवट टेबल वाले उन सवालों के लिए, जो प्लानर अब भी पूछना पसंद करते हैं, ऊपर Power BI लगाया जा सकता है।

अगर आपका प्लान ऐसी स्प्रेडशीट में है जिसे सिर्फ़ एक व्यक्ति समझता है, तो डेमो बुक करें और उसकी एक कॉपी साथ लाइए।