Pianificazione della produzione in Excel: 7 segnali che il foglio non basta più

Il software di pianificazione di ogni fabbrica nasce come foglio di calcolo di una sola persona. Qualcuno si stanca della lavagna, apre Excel, mette gli ordini sulle righe e i giorni sulle colonne, e nel giro di un mese l'intero stabilimento dipende da quel file. Non è un fallimento. Di solito è il miglior strumento di pianificazione che lo stabilimento abbia mai avuto. Finché non lo è più.

La pianificazione della produzione in Excel consiste nell'usare un foglio di calcolo per decidere quali ordini girano su quali linee, in che sequenza e in quale settimana, di solito con qualche formula per le ore e i materiali. Per un piccolo stabilimento è spesso la scelta giusta. Per uno in crescita arriva un punto in cui il foglio di calcolo comincia a costare più di quanto fa risparmiare. Questo articolo parla di come trovare quel punto.

Che cosa fa bene Excel

Prima di tutto, rendiamo giustizia a Excel. I fogli di calcolo vincono proprio là dove il software di pianificazione spesso sbaglia:

• Velocità di modifica. Una nuova colonna, una nuova regola, un colore per gli ordini urgenti: cinque minuti, nessuna richiesta all'IT.
• Lo conoscono tutti. Niente formazione, niente licenze, niente problemi di accesso.
• Ragionare per ipotesi. Copiare il foglio, provare una sequenza diversa, confrontare. I pianificatori lo fanno in modo naturale.
• Analisi. Tabelle pivot e grafici sui dati di produzione restano il modo più rapido per rispondere a una domanda occasionale.

Con un solo pianificatore, qualche decina di ordini alla settimana e un unico vero collo di bottiglia, un modello di schedulazione della produzione ben costruito può portare lontano.

Si pensi a una cartina stradale di carta. È precisa il giorno in cui viene stampata, facile da leggere e non ha mai bisogno di segnale. Solo che non sa nulla dei cantieri di oggi.

Sette segnali che la pianificazione della produzione in Excel non funziona più

1. Ha un solo proprietario. Quando il pianificatore va in ferie, la pianificazione si ferma o torna alla lavagna. Nessun altro osa toccare le formule.

2. I lunedì del copia-incolla. Ogni settimana comincia esportando ordini e giacenze dall'ERP (gestionale) e incollandoli nel file. Se ci vuole mezza giornata, il piano è sempre vecchio di mezza giornata prima ancora di partire.

3. Non c'è verifica di capacità. Il file elenca gli ordini per settimana, ma niente confronta le ore richieste con le ore disponibili. (Esempio pratico più sotto.)

4. Le versioni si moltiplicano. Piano_v7_definitivo_JM_nuovo.xlsx sta in una e-mail accanto a Piano_v7_definitivo2.xlsx. La produzione lavora su uno, le vendite fanno le offerte sull'altro.

5. Le mancanze si scoprono alla macchina. Il foglio mostra l'ordine ma non esplode la distinta base, così il componente mancante salta fuori quando l'operatore allunga la mano per prenderlo. È il compito della pianificazione dei fabbisogni di materiali (MRP), e un foglio di calcolo lo svolge male oltre il primo livello di distinta.

6. Le vendite non ottengono una data senza chiamare il pianificatore. Ogni promessa di consegna è una telefonata, quindi le promesse o sono lente o sono tirate a indovinare.

7. Inserire un ordine urgente richiede un'ora. Spostare un ordine significa far scorrere a mano trenta righe e controllare che nessuna formula si sia rotta per strada.

Due o tre di questi segnali sono normali. Da cinque in su, è il file a gestire lo stabilimento, e non il contrario.

Un esempio pratico: la verifica di capacità che non c'è

La linea 2 lavora su due turni, sei giorni alla settimana: 2 × 8 × 6 = 96 ore. Il foglio elenca gli ordini della settimana prossima per la linea 2 con le ore per ordine: 22, 18, 31, 27 e 20. Totale: 118 ore.

Sono 22 ore in eccesso, quasi tre turni interi. Se nessuno ha scritto una formula che confronti 118 con 96, il piano sembra a posto per tutta la settimana. Gli ordini in ritardo emergono il sabato.

Ora il costo in tempo. Supponiamo che il pianificatore passi 3 ore ogni lunedì a riconciliare le esportazioni e 30 minuti in ciascuno degli altri quattro giorni a sistemare le modifiche: 3 + 4 × 0,5 = 5 ore alla settimana. Su 48 settimane lavorative sono 240 ore, sei settimane piene da 40 ore all'anno. A 45 $ l'ora, circa 10.800 $ di tempo qualificato speso a copiare dati.

Il mito: “Il foglio di calcolo è gratis”

La licenza è gratis. I lunedì del pianificatore, le mancanze non viste e gli ordini spediti in ritardo perché nessuno ha controllato le ore non lo sono. Niente di tutto questo compare in una fattura, ed è proprio per questo che dura così a lungo.

Che cosa spostare per primo

Non conviene sostituire l'intero file in un colpo solo. Si spostano per prime le parti che fanno più male, in quest'ordine:

1. Ordini e giacenze da un'unica fonte. Basta con i lunedì del copia-incolla: si pianifica direttamente sui dati dell'ERP. Il divario tra ERP e pianificazione è di solito il punto in cui è nato il foglio di calcolo.
2. La verifica di capacità. Ore richieste contro ore disponibili per risorsa, ogni volta che si aggiunge un ordine.
3. L'esplosione dei materiali. Lasciare che sia l'MRP a trovare le mancanze prima della macchina.
4. La sequenza. Solo allora spostare la schedulazione della produzione quotidiana su un diagramma di Gantt a capacità finita.

Excel va tenuto per ciò in cui eccelle: analisi e domande occasionali. L'articolo sul software di pianificazione della produzione descrive le fasi che la maggior parte degli stabilimenti attraversa dopo il foglio di calcolo.

Come appare in factory.online

In factory.online la settimana della linea 2 dell'esempio mostrerebbe 118 ore contro 96 nella vista di capacità nel momento stesso in cui si aggiunge il quinto ordine, e il diagramma di Gantt sposterebbe gli ultimi ordini alla settimana successiva, così il pianificatore vede quali slittano. Ordini e giacenze arrivano dall'ERP tramite integrazioni invece che con le esportazioni del lunedì, e l'MRP collega ogni mancanza al suo ordine. Power BI può stare sopra per le domande da tabella pivot che i pianificatori continuano a farsi.

Se il tuo piano vive in un foglio di calcolo che capisce una sola persona, prenota una demo e portane una copia.