การวางแผนการผลิตด้วย Excel: เจ็ดสัญญาณว่าสเปรดชีตใช้ไม่ไหวแล้ว

ซอฟต์แวร์วางแผนการผลิตของทุกโรงงานเริ่มต้นจากสเปรดชีตของใครสักคน มีคนเบื่อไวต์บอร์ด เปิด Excel ใส่คำสั่งซื้อเป็นแถวและวันเป็นคอลัมน์ ไม่ถึงเดือนทั้งโรงงานก็พึ่งไฟล์นั้น นี่ไม่ใช่ความล้มเหลว โดยมากมันคือเครื่องมือวางแผนที่ดีที่สุดที่โรงงานเคยมี จนกระทั่งวันที่มันไม่ใช่อีกต่อไป

การวางแผนการผลิตด้วย Excel คือการใช้สเปรดชีตตัดสินว่าคำสั่งซื้อไหนจะผลิตบนสายการผลิตไหน ตามลำดับอย่างไร และในสัปดาห์ไหน โดยมักมีสูตรคำนวณชั่วโมงและวัสดุอยู่บ้าง สำหรับโรงงานขนาดเล็ก นี่มักเป็นทางเลือกที่ถูกต้อง แต่สำหรับโรงงานที่กำลังเติบโต จะมีจุดหนึ่งที่สเปรดชีตเริ่มสร้างต้นทุนมากกว่าที่ช่วยประหยัด บทความนี้ว่าด้วยการหาจุดนั้น

สิ่งที่ Excel ทำได้ดี

พูดกันอย่างยุติธรรมก่อน สเปรดชีตชนะในหลายเรื่องที่ซอฟต์แวร์วางแผนมักทำพลาด

• เปลี่ยนแปลงได้เร็ว เพิ่มคอลัมน์ใหม่ กฎใหม่ หรือใส่สีให้คำสั่งซื้อด่วน ใช้เวลาห้านาที ไม่ต้องเปิดคำขอกับฝ่ายไอที
• ทุกคนใช้เป็น ไม่ต้องฝึกอบรม ไม่ต้องซื้อไลเซนส์ ไม่มีปัญหาการล็อกอิน
• คิดแบบ What-if คัดลอกแท็บ ลองลำดับงานแบบอื่น แล้วเปรียบเทียบ นักวางแผนการผลิตทำแบบนี้กันเป็นธรรมชาติ
• การวิเคราะห์ Pivot Table และกราฟจากข้อมูลการผลิตยังเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการตอบคำถามเฉพาะกิจ

ถ้ามีนักวางแผนการผลิตคนเดียว คำสั่งซื้อไม่กี่สิบรายการต่อสัปดาห์ และคอขวดจริงเพียงจุดเดียว แม่แบบตารางการผลิตที่ออกแบบมาดีก็พาไปได้ไกล

ลองนึกถึงแผนที่กระดาษ แม่นยำในวันที่พิมพ์ อ่านง่าย และไม่ต้องใช้สัญญาณ แค่ไม่รู้ว่าวันนี้มีถนนเส้นไหนปิดซ่อม

เจ็ดสัญญาณว่าการวางแผนการผลิตด้วย Excel ใช้ไม่ไหวแล้ว

1. มีเจ้าของคนเดียว เมื่อนักวางแผนการผลิตลาพักร้อน การวางแผนก็หยุด หรือกลับไปใช้ไวต์บอร์ด ไม่มีใครกล้าแตะสูตร

2. วันจันทร์แห่งการคัดลอกวาง ทุกสัปดาห์เริ่มด้วยการส่งออกคำสั่งซื้อและสต็อกจากระบบ ERP แล้ววางลงในไฟล์ ถ้าใช้เวลาครึ่งวัน แผนก็เก่าไปครึ่งวันตั้งแต่ยังไม่เริ่ม

3. ไม่มีการตรวจกำลังการผลิต ไฟล์แสดงคำสั่งซื้อรายสัปดาห์ แต่ไม่มีอะไรเทียบชั่วโมงงานกับชั่วโมงที่มีอยู่ (ดูตัวอย่างการคำนวณด้านล่าง)

4. เวอร์ชันแตกตัว Plan_v7_final_JM_new.xlsx อยู่ในอีเมลข้าง ๆ Plan_v7_final2.xlsx ฝ่ายผลิตใช้ไฟล์หนึ่ง ฝ่ายขายเสนอราคาจากอีกไฟล์หนึ่ง

5. พบการขาดแคลนที่หน้าเครื่อง สเปรดชีตแสดงคำสั่งซื้อ แต่ไม่ได้กระจายโครงสร้างผลิตภัณฑ์ (BOM) ชิ้นส่วนที่ขาดจึงโผล่มาตอนพนักงานเอื้อมมือไปหยิบ นี่คืองานของ MRP และสเปรดชีตทำได้ไม่ดีเมื่อ BOM มีมากกว่าหนึ่งระดับ

6. ฝ่ายขายได้วันส่งไม่ได้ถ้าไม่โทรหานักวางแผน การรับปากส่งของทุกครั้งคือการโทรศัพท์หนึ่งสาย การรับปากจึงช้าหรือไม่ก็เดาเอา

7. แทรกคำสั่งซื้อด่วนใช้เวลาหนึ่งชั่วโมง การย้ายคำสั่งซื้อหนึ่งรายการหมายถึงการเลื่อนแถวสามสิบแถวด้วยมือ แล้วตรวจว่าไม่มีสูตรไหนพังระหว่างทาง

มีสองสามข้อถือว่าปกติ ถ้ามีห้าข้อขึ้นไป ไฟล์กำลังบริหารโรงงานของคุณ แทนที่จะเป็นกลับกัน

ตัวอย่างการคำนวณ: การตรวจกำลังการผลิตที่ไม่มีอยู่จริง

สายการผลิตที่ 2 เดินสองกะ หกวันต่อสัปดาห์ เท่ากับ 2 × 8 × 6 = 96 ชม. สเปรดชีตแสดงคำสั่งซื้อสัปดาห์หน้าของสายการผลิตที่ 2 พร้อมชั่วโมงต่อรายการ 22, 18, 31, 27 และ 20 รวม 118 ชม.

เกินไป 22 ชม. เกือบสามกะเต็ม ถ้าไม่มีใครเขียนสูตรเทียบ 118 กับ 96 แผนก็ดูเรียบร้อยทั้งสัปดาห์ แล้วคำสั่งซื้อที่ล่าช้าก็โผล่มาวันเสาร์

ทีนี้มาดูต้นทุนเวลา สมมติว่านักวางแผนการผลิตใช้เวลา 3 ชม. ทุกวันจันทร์ในการกระทบยอดข้อมูลที่ส่งออกมา และอีกวันละ 30 นาทีในอีกสี่วันเพื่อแก้ไขการเปลี่ยนแปลง 3 + 4 × 0.5 = 5 ชม. ต่อสัปดาห์ ตลอด 48 สัปดาห์ทำงาน เท่ากับ 240 ชม. หรือหกสัปดาห์เต็ม (สัปดาห์ละ 40 ชม.) ต่อปี ที่อัตรา $45 ต่อชั่วโมง เท่ากับเวลาของคนที่มีทักษะราว $10,800 ที่หมดไปกับการคัดลอกข้อมูล

ความเชื่อผิด ๆ: “สเปรดชีตไม่มีค่าใช้จ่าย”

ไลเซนส์ไม่มีค่าใช้จ่าย แต่วันจันทร์ของนักวางแผนการผลิต การขาดแคลนที่ตรวจไม่เจอ และคำสั่งซื้อที่ส่งช้าเพราะไม่มีใครตรวจชั่วโมงนั้นมีค่าใช้จ่าย ไม่มีข้อไหนปรากฏในใบแจ้งหนี้ ซึ่งเป็นเหตุผลที่มันอยู่มาได้นานขนาดนี้

ควรย้ายอะไรออกก่อน

อย่าพยายามแทนที่ทั้งไฟล์ในคราวเดียว ย้ายส่วนที่เจ็บที่สุดออกก่อน ตามลำดับนี้

1. คำสั่งซื้อและสต็อกจากแหล่งเดียว เลิกวันจันทร์แห่งการคัดลอกวางด้วยการวางแผนบนข้อมูล ERP โดยตรง ช่องว่างระหว่าง ERP กับการวางแผน มักเป็นจุดที่สเปรดชีตถือกำเนิดขึ้น
2. การตรวจกำลังการผลิต เทียบชั่วโมงงานกับชั่วโมงที่มีอยู่ของแต่ละทรัพยากร ทุกครั้งที่เพิ่มคำสั่งซื้อ
3. การกระจายความต้องการวัสดุ ให้ MRP เจอการขาดแคลนก่อนที่เครื่องจักรจะเจอ
4. การจัดลำดับงาน จากนั้นจึงย้าย การจัดตารางการผลิต รายวันไปไว้บนแผนภูมิ Gantt แบบกำลังการผลิตจำกัด (Finite Capacity)

เก็บ Excel ไว้ใช้กับสิ่งที่มันเก่ง คือการวิเคราะห์และคำถามเฉพาะกิจ ซอฟต์แวร์วางแผนการผลิต อธิบายขั้นต่าง ๆ ที่โรงงานส่วนใหญ่ผ่านหลังจากยุคสเปรดชีต

ใน factory.online เป็นอย่างไร

ใน factory.online สัปดาห์ของสายการผลิตที่ 2 ข้างต้นจะแสดง 118 ชม. เทียบกับ 96 ชม. บนมุมมองกำลังการผลิตทันทีที่เพิ่มคำสั่งซื้อรายการที่ห้า และแผนภูมิ Gantt จะดันคำสั่งซื้อท้าย ๆ ไปสัปดาห์ถัดไป นักวางแผนการผลิตจึงเห็นว่ารายการไหนเลื่อน คำสั่งซื้อและสต็อกมาจาก ERP ผ่านการเชื่อมต่อแทนการส่งออกทุกวันจันทร์ และ MRP เชื่อมการขาดแคลนแต่ละรายการกับคำสั่งซื้อของมัน ส่วน Power BI วางต่อด้านบนได้สำหรับคำถามแบบ Pivot Table ที่นักวางแผนยังชอบถาม

ถ้าแผนของคุณอยู่ในสเปรดชีตที่มีคนเข้าใจอยู่คนเดียว นัดชมการสาธิต แล้วนำสำเนาไฟล์นั้นมาด้วย