Planification sous Excel : 7 signes que le tableur ne suffit plus

Le logiciel de planification de toute usine commence par le tableur d'une seule personne. Quelqu'un se lasse du tableau blanc, ouvre Excel, met les commandes en lignes et les jours en colonnes, et en un mois toute l'usine dépend de ce fichier. Ce n'est pas un échec. C'est souvent le meilleur outil de planification que l'usine ait jamais eu. Jusqu'au jour où il ne l'est plus.

La planification de la production sous Excel, c'est l'usage d'un tableur pour décider quelles commandes passent sur quelles lignes, dans quel ordre et quelle semaine, généralement avec quelques formules pour les heures et les matières. Pour une petite usine, c'est souvent le bon choix. Pour une usine qui grandit, il arrive un moment où le tableur coûte plus qu'il ne rapporte. Cet article vous aide à repérer ce moment.

Ce qu'Excel fait bien

Soyons justes d'abord. Les tableurs l'emportent là où les logiciels de planification se trompent souvent :

• Rapidité de modification. Une nouvelle colonne, une nouvelle règle, une couleur pour les commandes urgentes : cinq minutes, sans ticket au service informatique.
• Tout le monde connaît. Pas de formation, pas de licences, pas de problèmes de connexion.
• Simulations. Copier l'onglet, essayer une autre séquence, comparer. Les planificateurs le font naturellement.
• Analyse. Les tableaux croisés dynamiques et les graphiques sur les données de production restent le moyen le plus rapide de répondre à une question ponctuelle.

Si vous avez un seul planificateur, quelques dizaines de commandes par semaine et un seul vrai goulot d'étranglement, un modèle de planning de production bien construit peut vous mener loin.

C'est comme une carte routière papier. Elle est exacte le jour de son impression, facile à lire et n'a jamais besoin de réseau. Simplement, elle ne connaît pas les travaux d'aujourd'hui.

Sept signes que la planification de la production sous Excel ne suffit plus

1. Le fichier n'a qu'un seul propriétaire. Quand le planificateur part en congés, la planification s'arrête ou revient au tableau blanc. Personne d'autre n'ose toucher aux formules.

2. Les lundis copier-coller. Chaque semaine commence par l'export des commandes et des stocks depuis l'ERP (progiciel de gestion intégré) et leur collage dans le fichier. Si cela prend une demi-journée, le plan a toujours une demi-journée de retard avant même de commencer.

3. Il n'y a aucun contrôle de capacité. Le fichier liste les commandes par semaine, mais rien ne compare les heures aux heures disponibles. (Exemple chiffré plus bas.)

4. Les versions se multiplient. Planning_v7_def_JM_nouveau.xlsx traîne dans un e-mail à côté de Planning_v7_def2.xlsx. La production travaille sur l'un, le commercial fait ses devis sur l'autre.

5. Les ruptures sont découvertes à la machine. Le tableur montre l'ordre mais n'éclate pas la nomenclature : le composant manquant apparaît quand l'opérateur tend la main pour le prendre. C'est le rôle du calcul des besoins nets (MRP), et un tableur le fait mal au-delà d'un niveau de nomenclature.

6. Le commercial ne peut pas obtenir de date sans appeler le planificateur. Chaque promesse de livraison passe par un coup de téléphone : soit les promesses sont lentes, soit elles sont approximatives.

7. Insérer une commande urgente prend une heure. Déplacer un ordre oblige à décaler trente lignes à la main et à vérifier qu'aucune formule n'a cassé au passage.

Deux ou trois de ces signes, c'est normal. À partir de cinq, c'est le fichier qui dirige votre usine, et non l'inverse.

Un exemple chiffré : le contrôle de capacité qui n'existe pas

La ligne 2 tourne en deux équipes, six jours par semaine : 2 × 8 × 6 = 96 heures. Le tableur liste les commandes de la semaine prochaine pour la ligne 2, avec les heures par commande : 22, 18, 31, 27 et 20. Total : 118 heures.

C'est 22 heures de trop, presque trois équipes complètes. Si personne n'a écrit de formule qui compare 118 à 96, le plan semble correct toute la semaine. Les commandes en retard apparaissent le samedi.

Passons maintenant au coût en temps. Disons que le planificateur passe 3 heures chaque lundi à rapprocher les exports, et 30 minutes chacun des quatre autres jours à corriger les modifications : 3 + 4 × 0,5 = 5 heures par semaine. Sur 48 semaines travaillées, cela fait 240 heures, soit six semaines complètes de 40 heures par an. À 45 $ de l'heure, environ 10 800 $ de temps qualifié passé à copier des données.

Le mythe : « Le tableur est gratuit »

La licence est gratuite. Les lundis du planificateur, les ruptures non détectées et les commandes livrées en retard parce que personne n'a vérifié les heures ne le sont pas. Rien de tout cela n'apparaît sur une facture, et c'est précisément pour cela que la situation dure si longtemps.

Quoi migrer en premier

N'essayez pas de remplacer tout le fichier d'un coup. Migrez d'abord ce qui fait le plus mal, dans cet ordre :

1. Commandes et stocks depuis une seule source. Mettez fin aux lundis copier-coller en planifiant directement sur les données de l'ERP. L'écart entre l'ERP et la planification est généralement là où le tableur est né.
2. Le contrôle de capacité. Heures demandées contre heures disponibles par ressource, à chaque ajout de commande.
3. L'éclatement des matières. Laissez le MRP trouver les ruptures avant la machine.
4. Le séquencement. Seulement ensuite, passez l'ordonnancement de la production au quotidien sur un Gantt à capacité finie.

Gardez Excel pour ce qu'il fait très bien : l'analyse et les questions ponctuelles. Les logiciels de planification de la production décrit les étapes par lesquelles passent la plupart des usines après le tableur.

À quoi cela ressemble dans factory.online

Dans factory.online, la semaine de la ligne 2 ci-dessus afficherait 118 heures contre 96 dans la vue des capacités dès l'ajout de la cinquième commande, et le Gantt repousserait les dernières commandes sur la semaine suivante, pour que le planificateur voie lesquelles glissent. Les commandes et les stocks viennent de l'ERP via les intégrations, au lieu des exports du lundi, et le MRP rattache chaque rupture à son ordre. Power BI peut se brancher par-dessus pour les questions de type tableau croisé que les planificateurs aiment toujours poser.

Si votre plan vit dans un tableur qu'une seule personne comprend, réservez une démo et apportez-en une copie.