Planowanie produkcji w Excelu: 7 sygnałów, że arkusz przestał działać

Oprogramowanie do planowania w każdej fabryce zaczyna się od arkusza jednej osoby. Ktoś ma dość tablicy suchościeralnej, otwiera Excela, wpisuje zamówienia w wierszach i dni w kolumnach, a po miesiącu cały zakład zależy od tego pliku. To nie porażka. Zwykle to najlepsze narzędzie planistyczne, jakie zakład kiedykolwiek miał. Do czasu.

Planowanie produkcji w Excelu oznacza korzystanie z arkusza kalkulacyjnego do decydowania, które zlecenia idą na które linie, w jakiej kolejności i w którym tygodniu – zwykle z kilkoma formułami do liczenia godzin i materiałów. W małym zakładzie to często właściwy wybór. W rosnącym przychodzi moment, w którym arkusz zaczyna kosztować więcej, niż oszczędza. Ten artykuł pomaga ten moment rozpoznać.

Co Excel robi dobrze

Najpierw bądźmy uczciwi. Arkusze wygrywają tam, gdzie oprogramowanie planistyczne często zawodzi:

• Szybkość zmian. Nowa kolumna, nowa reguła, kolor dla pilnych zamówień: pięć minut, bez zgłoszenia do działu IT.
• Wszyscy go znają. Bez szkoleń, bez licencji, bez problemów z logowaniem.
• Myślenie „co, jeśli”. Skopiować zakładkę, spróbować innej kolejności, porównać. Planiści robią to odruchowo.
• Analizy. Tabele przestawne i wykresy na danych produkcyjnych to wciąż najszybszy sposób, by odpowiedzieć na jednorazowe pytanie.

Przy jednym planiście, kilkudziesięciu zamówieniach tygodniowo i jednym prawdziwym wąskim gardle dobrze zbudowany szablon harmonogramu produkcji może wystarczać bardzo długo.

To trochę jak papierowa mapa. W dniu druku jest dokładna, łatwo się ją czyta i nigdy nie traci zasięgu. Po prostu nie wie nic o dzisiejszych robotach drogowych.

Siedem sygnałów, że planowanie produkcji w Excelu przestało działać

1. Arkusz ma jednego właściciela. Gdy planista idzie na urlop, planowanie staje albo wraca na tablicę. Nikt inny nie odważy się dotknąć formuł.

2. Poniedziałki z kopiuj-wklej. Każdy tydzień zaczyna się od eksportu zamówień i stanów z systemu ERP i wklejania ich do pliku. Jeśli zajmuje to pół dnia, plan już na starcie jest o pół dnia nieaktualny.

3. Brakuje kontroli mocy. Plik wymienia zamówienia na każdy tydzień, ale nic nie porównuje godzin z godzinami dostępnymi. (Przykład obliczeniowy poniżej.)

4. Mnożą się wersje. Plan_v7_final_JM_nowy.xlsx leży w mailu obok Plan_v7_final2.xlsx. Produkcja pracuje według jednego, dział sprzedaży ofertuje według drugiego.

5. Braki wychodzą na jaw przy maszynie. Arkusz pokazuje zamówienie, ale nie rozwija struktury wyrobu, więc brakujący komponent odkrywa się dopiero wtedy, gdy operator po niego sięga. To zadanie dla planowania MRP, a arkusz powyżej jednego poziomu struktury wyrobu (BOM) radzi sobie z nim słabo.

6. Dział sprzedaży nie poda terminu bez telefonu do planisty. Każda obietnica dostawy to rozmowa telefoniczna, więc obietnice są albo powolne, albo zgadywane.

7. Wstawienie pilnego zamówienia zajmuje godzinę. Przesunięcie jednego zlecenia oznacza ręczne przestawienie trzydziestu wierszy i sprawdzenie, czy po drodze nie zepsuła się żadna formuła.

Dwa czy trzy z tych sygnałów to norma. Przy pięciu lub więcej to plik zarządza zakładem, a nie odwrotnie.

Przykład obliczeniowy: kontrola mocy, której nie ma

Linia 2 pracuje na dwie zmiany, sześć dni w tygodniu: 2 × 8 × 6 = 96 godzin. Arkusz wymienia zamówienia na przyszły tydzień dla linii 2 wraz z godzinami: 22, 18, 31, 27 i 20. Razem: 118 godzin.

To 22 godziny ponad dostępny czas, prawie trzy pełne zmiany. Jeśli nikt nie napisał formuły porównującej 118 z 96, plan przez cały tydzień wygląda dobrze. Spóźnione zamówienia wychodzą na jaw w sobotę.

Teraz koszt czasu. Załóżmy, że planista spędza co poniedziałek 3 godziny na uzgadnianiu eksportów, a w każdy z pozostałych czterech dni 30 minut na poprawianiu zmian: 3 + 4 × 0,5 = 5 godzin tygodniowo. W ciągu 48 tygodni roboczych to 240 godzin, czyli sześć pełnych 40-godzinnych tygodni w roku. Przy stawce 45 USD za godzinę to około 10 800 USD czasu wykwalifikowanego pracownika wydanego na kopiowanie danych.

Mit: „Arkusz jest za darmo”

Licencja jest za darmo. Poniedziałki planisty, przeoczone braki i zamówienia wysłane z opóźnieniem, bo nikt nie sprawdził godzin – już nie. Nic z tego nie pojawia się na fakturze i właśnie dlatego ten stan trwa tak długo.

Co przenieść w pierwszej kolejności

Nie warto próbować zastąpić całego pliku naraz. Najlepiej przenosić to, co najbardziej boli, w tej kolejności:

1. Zamówienia i zapasy z jednego źródła. Koniec z poniedziałkowym kopiuj-wklej dzięki planowaniu bezpośrednio na danych z systemu ERP. Luka między systemem ERP a planowaniem to zwykle miejsce, w którym arkusz się narodził.
2. Kontrola mocy. Godziny względem godzin dostępnych dla każdego zasobu, przy każdym dodaniu zamówienia.
3. Rozwinięcie potrzeb materiałowych. Niech planowanie MRP znajdzie braki wcześniej niż maszyna.
4. Ustalanie kolejności. Dopiero wtedy przenieść codzienne harmonogramowanie produkcji na wykres Gantta z ograniczonymi mocami.

Excela warto zostawić do tego, w czym jest świetny: analiz i jednorazowych pytań. Artykuł oprogramowanie do planowania produkcji opisuje etapy, przez które większość zakładów przechodzi po arkuszu.

Jak to wygląda w factory.online

W factory.online opisany wyżej tydzień linii 2 pokazałby 118 godzin wobec 96 w widoku mocy w chwili dodania piątego zamówienia, a wykres Gantta przesunąłby ostatnie zlecenia na kolejny tydzień, dzięki czemu planista widzi, które z nich się opóźnią. Zamówienia i zapasy trafiają z systemu ERP przez integracje, a nie przez poniedziałkowe eksporty, a planowanie MRP wiąże każdy brak z jego zamówieniem. Na to wszystko można nałożyć Power BI, by odpowiadać na pytania w stylu tabel przestawnych, które planiści nadal lubią zadawać.

Jeśli twój plan żyje w arkuszu, który rozumie tylko jedna osoba, umów się na prezentację i przynieś jego kopię.